Googleスプレッドシートで行政書士の案件管理を脱エクセルする

行政書士の案件管理をエクセルでやっている方が多いと思います。

エクセルで十分機能するのですが、1つ不便な点があります。ファイルを開くのが「そのパソコン」に限られることです。外出先でスマートフォンから確認したい、スタッフと最新版を共有したい、といったときに手間が発生します。

Googleスプレッドシートに移すと、この制約がなくなります。

エクセルとの一番の違い

スプレッドシートの最大の特徴は「常にオンラインで、常に最新版が1つだけある」ことです。

エクセルでは「案件台帳_最終版_v3.xlsx」「案件台帳_最終版_v3_修正.xlsx」といったファイルが増えていきがちです。どれが最新か分からなくなる。スプレッドシートではこれが起きません。URLが1つ、それが常に最新版です。

案件台帳の基本構成

最初は列を絞って始めるのがおすすめです。

ステータス列はドロップダウンリストを設定しておくと、入力ミスが減ります。「データ → データの入力規則」から設定できます。

移行の手順

1. GoogleドライブにアクセスしてGoogleスプレッドシートを新規作成する
2. 既存のエクセル案件台帳をGoogleドライブにアップロードする（または手動でコピーする）
3. 列の確認・整理をする
4. チームで共有する場合は「共有」ボタンから権限を設定する

1人事務所であれば、1時間もあれば移行できます。

書類そのものの管理はGoogleドライブを使うと整理しやすくなります。次の記事で紹介しています。

→ 第3回：Googleドライブで書類管理をデジタル化する