Googleドライブに保存した書類は安全ですか？

Googleの標準的なセキュリティが適用されます。共有設定を「リンクを知っている全員」にしないよう注意し、顧客情報を含む書類は特定のメールアドレスへの共有に限定することをおすすめします。

スキャンした紙の書類をGoogleドライブで検索できますか？

PDFとしてアップロードした場合、Google DriveはPDF内のテキストを認識してファイル名や内容で検索できます。手書き文字の認識精度は限定的です。

行政書士の書類管理で多い課題が「ファイルを探す時間」です。

「お客さんから送ってもらった書類、どこに入れたっけ」「この案件の書類、最初に届いたメールの添付だったか、スキャンしたものだったか」。作業の合間にこうした確認が入ることで、集中が切れます。

Googleドライブに書類を集約すると、どのデバイスからでも同じ場所を見られます。

最初からすべて完璧に整理しようとすると続きません。まずシンプルな構造から始めることをおすすめします。

📁 顧客名（または法人名）
  📁 案件名（または申請種別）
    📄 受領書類
    📄 提出書類
    📄 完了書類

顧客フォルダを作り、その中に案件ごとのフォルダを入れる。これだけで「あのファイルはあの顧客のフォルダ」という検索先が一本化されます。

紙で受け取った書類は、スキャンしてPDFでドライブに保存します。

スキャンアプリはスマートフォンで使えるものが多く、Google Drive自体にもドキュメントスキャン機能があります。写真のように撮るだけでPDFになります。

紙の原本を保管する義務がある書類は別途管理が必要ですが、「手元で確認する用」のコピーをデジタル化するだけでも手元の紙の量が減ります。

顧客にファイルを渡すとき、メールの添付ではなくGoogleドライブの共有リンクを使う方法もあります。

フォルダまたはファイルを右クリック →「共有」→「リンクを取得」で、特定の相手だけが開けるリンクが発行できます。大きなファイルもメール容量を気にせず渡せます。

顧客側にGoogleアカウントがなくても、リンクを開いてダウンロードすることは可能です。

書類の中身となるテンプレートの管理にはGoogleドキュメントが便利です。次の記事で紹介しています。